Durante décadas, projetar um escritório seguia uma lógica bastante previsível.
Cada departamento ocupava seu espaço: Marketing, Comercial, Financeiro, Suprimentos, Recursos Humanos, Diretoria, salas de reunião, salas de treinamento e refeitório.
O layout refletia o organograma da empresa. Cada ambiente era pensado para atender uma função específica e permanecia praticamente inalterado ao longo dos anos.
Esse modelo fez sentido durante muito tempo e ainda é assim em muitas empresas. Mas naquelas empresas que buscam estimular a inovação em seus times, a transformação já vem acontecendo.
E duas mudanças na forma de trabalhar estão provocando essa transformação nos espaços de trabalho.
A primeira é a consolidação dos modelos híbridos de trabalho. Com parte da equipe trabalhando remotamente alguns dias da semana, o escritório deixa de ser o único lugar onde o trabalho acontece. Isso faz com que cada momento presencial tenha muito mais valor.
Hoje, o espaço físico precisa oferecer motivos para que as pessoas queiram ir ao escritório. Se antes o escritório era o lugar onde o trabalho acontecia, hoje ele é o lugar onde determinadas atividades fazem mais sentido acontecer. Colaboração, integração, aprendizagem, inovação e fortalecimento da cultura organizacional são experiências que dificilmente podem ser reproduzidas da mesma forma no trabalho remoto. Por isso, os dias presenciais passaram a concentrar atividades que exigem interação entre as pessoas.
Os ambientes precisam estar preparados para os encontros entre as equipes, fazendo com que reuniões estratégicas aconteçam, que conversas informais fluam naturalmente e novos colaboradores se integrem à cultura da empresa.
A segunda transformação aconteceu na própria rotina de trabalho.
Mesmo quando estão presentes no escritório, as pessoas alternam constantemente entre diferentes atividades. Participam de uma apresentação ou treinamento pela manhã, fazem uma videoconferência logo depois, trabalham individualmente algumas horas, colaboram em uma reunião rápida à tarde e encerram o dia num encontro informal com a liderança.
Em outras palavras, o desafio deixou de ser criar espaços para pessoas.
O desafio agora é criar espaços para as atividades das pessoas.
E essas atividades mudam constantemente.
Talvez essa seja uma das maiores transformações do projeto corporativo contemporâneo: deixar de pensar em departamentos para começar a projetar pelas atividades que acontecem dentro da empresa.
O escritório projetado por atividades
Nem sempre uma empresa precisa de mais salas. Muitas vezes, ela precisa de ambientes capazes de assumir diferentes funções ao longo do dia.
Uma mesma sala pode receber um treinamento pela manhã, uma reunião de equipe após o almoço, um workshop de inovação no período da tarde e uma apresentação para clientes no final do expediente.
Para isso, o mobiliário precisa acompanhar esse dinamismo. Soluções modulares, dobráveis e com mobilidade permitem que o ambiente seja reconfigurado com rapidez, acompanhando diferentes formas de uso ao longo do dia.
Essa mudança exige uma nova maneira de pensar o projeto de mobiliário corporativo.
Antes de definir quantos ambientes existirão, vale responder algumas perguntas fundamentais:
- Como as pessoas realmente trabalham?
- Quais atividades acontecem durante a semana?
- Quais espaços permanecem ociosos boa parte do tempo?
- O ambiente consegue se adaptar rapidamente a diferentes configurações?
- O mobiliário acompanha essas mudanças ou limita novas possibilidades?
Quando o projeto nasce dessas respostas, o escritório passa a refletir a dinâmica real da empresa e não apenas sua estrutura organizacional.
Um bom exemplo é quando há necessidade de planejamento de uma sala de reuniões. Normalmente a demanda chega dessa forma:
“Precisamos de uma sala de reunião.”
Mas é importante questionar para entender como as pessoas se reúnem e para qual objetivo:
- Que tipos de reuniões acontecem aqui?
- São grupos grandes ou pequenos? Com qual frequência.
- É algo formal, com relatórios, ou mais informal?
- Existe participação de colaboradores remotos?
- O que queremos estimular nessas reuniões?
- Existe a necessidade constante de treinamentos, workshops, encontros de liderança e dinâmicas colaborativas?
Em muitos desses casos, uma única sala pode atender às diferentes necessidades, a partir de um projeto multiuso. Ou também poderá ser feita a sugestão de mais salas, tudo dependerá da análise da necessidade de cada empresa.
Mas o ponto de partida é pelo tipo de utilização, ou seja, da atividade.
Projetar por atividades é compreender comportamentos.
Quais comportamentos queremos estimular neste ambiente?
Se o objetivo é incentivar colaboração, concentração, aprendizagem, criatividade ou integração, o mobiliário precisa contribuir para que essas experiências aconteçam com naturalidade. O mobiliário deixa de ser especificado nas etapas finais do projeto e passa a fazer parte da estratégia inicial, direcionando a forma como os ambientes irão funcionar.
O escritório contemporâneo já não é definido pela quantidade de salas ou pelo tamanho dos departamentos. Ele é definido pela capacidade de apoiar diferentes formas de trabalhar ao longo do dia. E isso exige um novo olhar sobre a especificação do mobiliário. Mais do que preencher ambientes, o desafio passa a ser criar espaços capazes de acompanhar pessoas, comportamentos e transformações constantes.
Este é o primeiro artigo da série “Projetar por Atividades”
Este artigo inaugura uma série de conteúdos do Espaço do Arquiteto dedicada às novas formas de projetar escritórios.
No próximo artigo, vamos explorar como construir um briefing capaz de identificar as atividades reais da empresa, para preparar em conjunto a especificação do mobiliário. Afinal, compreender como as pessoas trabalham é o primeiro passo para criar ambientes mais flexíveis, relevantes e preparados para acompanhar as transformações do mundo do trabalho.
