Desk sharing – Implementação exige projeto e estratégia

Bancada compartilhada disposta no escritório do One Mount Group, no Vietnã

Com mudanças ágeis e constantes, a arquitetura corporativa está sempre atenta para incorporar as novas formas de trabalho que se mostram eficientes e capazes de melhorar o dia a dia dos profissionais. Com a pandemia de COVID-19, que afetou diretamente a rotina de todas as empresas do mundo ao limitar o contato físico, muitas das tendências que eram sentidas, se concretizaram. E uma dessas tendências foi a implementação de um trabalho híbrido, onde os times frequentam o escritório alguns dias na semana e, nos outros, trabalham remotamente.

Porém, essa mudança não interfere apenas na agenda desses trabalhadores. Ela incentiva uma mudança brusca do layout do ambiente de trabalho. Quando os colaboradores deixam de frequentar todos os dias o escritório, manter postos fixos de trabalho torna-se dispensável. Afinal, não é interessante ter locais subutilizados, principalmente quando é possível aproveitar os espaços para trazer melhorias gerais à corporação.

Assim, com a implementação de um trabalho híbrido entre presencial e remoto, fortalece-se também o conceito de desk sharing, ou, em português, compartilhamento de mesa.

Isso significa que as pessoas não têm mais uma mesa para chamar de sua. A cada vez que ela for ao escritório, ela escolherá um lugar – que é compartilhado – para desenvolver suas atividades naquele momento.

No Havas Group, na Austrália, são diversas bancadas compartilhadas compostas com cadeiras ergonômicas e calhas de energia.

Migração tranquila

A mudança de um formato para o outro deve ser feita de forma estratégica para não assustar os profissionais. Para isso, eles devem ser comunicados antecipadamente e os motivos que levaram àquela decisão precisam ser compartilhados com transparência.

Além disso, é preciso ter um projeto bem estruturado, para que a mudança flua bem, sem interromper as atividades e prejudicar o desempenho dos times. Esse projeto é fundamental pois quando há uma retirada de postos fixos, as pessoas podem se sentir um pouco perdidas. O que fazer com os pertences que eram mantidos na estação de trabalho? Como ter certeza de que ao chegar para trabalhar terá uma mesa disponível? E se o profissional precisar de privacidade e silêncio?

Tudo isso deve ser desenhado no projeto. A instalação de lockers, por exemplo, resolve o problema dos pertences. Claro que as pessoas não poderão mais acumular tantas coisas, porém ao chegar para trabalhar, poderão guardar suas bolsas, mochilas e outros itens de uso diário em um armário, mantendo somente o material de trabalho em mãos.

Na Austrália, o escritório da empresa do grupo Robert Bird optou por disponibilizar os armários logo após a recepção.

Para o melhor controle do uso dessas bancadas compartilhadas, é necessário que o projeto traga uma definição de como será a dinâmica. Há o conceito do hot-desking, onde o funcionário ocupa o lugar que está vago ao chegar; e o conceito do hoteling, onde ele reserva antecipadamente uma estação de trabalho. Nesse ponto, o investimento em tecnologia pode ser vital para a adesão à aplicativos de reserva e automatização de espaços.

Pensando nas necessidades particulares de cada atividade e de cada profissional, a migração para um formato de mesas compartilhadas também pede outras mudanças no ambiente como a criação de zonas silenciosas, cabines telefônicas, e diversidade de outros espaços para que haja uma movimentação dos times de acordo com as tarefas que estão executando. Temos um post aqui no Espaço do Arquiteto que trata especificamente de “Escritório Multispace”.

Por fim, com um projeto bem elaborado, a estrutura tecnológica suficiente e a adequação do mobiliário e do layout, um escritório consegue absorver as benesses do desk sharing, que vão desde o melhor aproveitamento do espaço com redução de custos até o aumento da colaboração entre os times, a flexibilização da jornada e a otimização da cultura corporativa.

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