Escritório multispace – Mais produtividade e menos estresse

Na Índia, o escritório do Fino Payments Bank é um exemplo de multispace: salas de reunião, áreas colaborativas, zonas silenciosas e outros tantos ambientes.

Se você trabalha com arquitetura corporativa, vai gostar de compreender um pouco mais a fundo o conceito do escritório multispace, ambiente de trabalho que reúne, em uma única instalação, áreas diferentes para tipos de tarefas diferentes.

Os especialistas reforçam que apostar em um escritório multispace economiza espaço, dinheiro e estresse. Uma publicação europeia traz um exemplo muito interessante fundamentado nos escritórios da Finlândia – alguns dos espaços de trabalho mais caros do mundo – para explicar essa teoria. Por lá, uma estação de trabalho padrão ocupa cerca de 23 metros quadrados. Quando a empresa opta pelo formato multispace, é possível criar esse mesmo ambiente em até 10 metros quadrados.

Podemos, também, dizer que a produtividade é ampliada e o estresse reduzido, pois tendo como escolher o local adequado para trabalhar, o profissional demonstra para os colegas, como está a sua disponibilidade. Ao entrar em uma área silenciosa, fica claro que ele precisa de concentração e não quer ser incomodado. Ao trabalhar no espaço colaborativo, ele demonstra que está aberto ao contato com seus pares.

Há um estudo intitulado “Effective office and work worlds” desenvolvido pelo Fraunhofer Institute for Industrial Engineering (IAO) que entrevistou mil especialistas de empresas de diversos segmentos para entender suas percepções sobre os novos mundos de trabalho. Nessa pesquisa, 54% das pessoas apontaram o escritório multispace como o formato dominante do futuro.

É importante frisar que o ramo de atividade da empresa, suas particularidades e as necessidades específicas das equipes precisam ser levadas em consideração na hora de desenhar o layout do espaço. Isso porque uma empresa de comunicação e mídias sociais, por exemplo, terá carências bastante diferentes de uma consultoria jurídica.

Além disso, para criar espaços quantificados adequadamente às equipes, é preciso conhecer a rotina da empresa. Quantas reuniões os funcionários fazem por dia? Várias? Se sim, será necessário ter mais de uma sala de reunião. Se as reuniões não são tão frequentes, apenas uma sala será suficiente.

Confira alguns exemplos das áreas criadas nos escritórios multispace para o desenvolvimento do trabalho, pois não podemos nos esquecer que esses ambientes também investem em áreas de descanso como locais para atividade física, meditação, espaços de descontração, refeitórios, áreas de café e de interação.

Na The Icehouse, na Nova Zelândia, existem algumas zonas silenciosas para profissionais que precisam se concentrar.

Zona silenciosa – Quando a concentração é essencial para o bom desenvolvimento de determinada tarefa, contar com uma zona silenciosa no escritório onde até mesmo os telefones são proibidos de ser usados é uma ideia espetacular. Além disso, elementos para melhor condicionamento acústico – como painéis divisórios, por exemplo – podem estar presentes em diversos setores do escritório.

Cabine telefônica em meio ao espaço de trabalho da Dashlane, na França.

Cabines telefônicas ou Phones Booth – Em muitos escritórios open space é preciso desenhar um espaço especialmente para as ligações telefônicas. À prova de som, esses espaços ao mesmo tempo em que dão privacidade para quem vai se comunicar, evitam que o barulho proveniente da chamada atrapalhe o restante do pessoal. É interessante utilizar uma cabine que permita o uso de notebook pois, além de muitas chamadas serem feitas hoje por videoconferência, o espaço também pode ser utilizado para alguma atividade individual bem focada.

Em Wasnington, EUA, o escritório da Yelp tem uma área colaborativa bem estimulante para os encontros das equipes.

Espaços colaborativos – Para os trabalhos em equipe, os espaços colaborativos são excelentes. Com layout mais livre e mobiliário descontraído, permitem que os profissionais mantenham um diálogo enquanto executam suas tarefas. Aqui, não há formalidade para trabalhar, tampouco privacidade. Além disso, ao ocupar esses locais, as pessoas permanecem disponíveis para serem abordadas por outros colaboradores.

Salas de reuniões pequenas e totalmente preparadas para videoconferência no escritório da Dashlane, em Paris.

Salas de reunião – Se os grupos mencionados acima sentirem necessidade de um espaço mais privado, as salas de reunião seguem disponíveis. Tradicionais e existentes em qualquer ambiente, elas não perderam seu espaço. Inclusive são ótimas para quando esses grupos precisam trabalhar, tomar decisões, sem interrupções.

Esses espaços mencionados devem ser resultado de estratégias pensadas e analisadas em conjunto com os gestores da empresa. É muito importante entender a cultura da companhia e o seu momento atual. O que os gestores querem estimular de seus colaboradores? O que pode fazer as pessoas se sentirem mais livres para compartilhar ideias e colaborar com o negócio? Este é o princípio do multispace!

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