Com certeza, as reuniões são importantíssimas em qualquer negócio, decidem rumos e metas da empresa e dos funcionários, bem como o fluxo de trabalho a ser adotado dali em diante.
Embora reuniões tenham seus pontos descontraídos, principalmente em empresas de comunicação, elas devem ser proveitosas para o andamento da empresa, justificando o tempo que foi investido naquele encontro.
Alguns pontos que devem ser vistos com atenção ao convocar funcionários para uma reunião são:
- Identificação de objetivos
- Tenha um plano de ação claro e conciso. O objetivo da reunião não deve ser esquecido em momento algum.
- Faça com que todos os participantes estejam cientes da conclusão que deverão atingir ao final do encontro. Não mude de assunto em momento algum (se a reunião foi organizada para esclarecer quais as metas do mês, não deve-se falar sobre o novo sistema adotado pela empresa, por exemplo).
- Preparação cautelosa e adequada
- Sempre que uma reunião for acertada, os participantes devem saber com antecedência o assunto que será abordado, para que levem todo o material necessário ao local do encontro, garantindo que não haja nenhuma perda de tempo e nem aquele ‘’entra e sai’’ típico de reuniões organizadas em cima da hora.
- Uma dica é mandar para todos que participarão um documento detalhado sobre o que será abordado e o que se espera como resposta por parte deles, assim o funcionário já chegará com sugestões pertinentes ao objetivo estabelecido.
- Mantenha o controle
- Em um ambiente de trabalho onde todos conversam e se entendem bem, pode haver algumas perdas de foco. Elas devem ser contornadas o mais rapidamente possível para que não inicie-
se uma balbúrdia e a reunião se torne um grande ‘’café da tarde’’. - Lembre-se: Existe um objetivo a ser alcançado.
- Distribua rapidamente o resultado da reunião
- Nada frustra mais um funcionário do que ter participado de uma reunião de horas e não ver nenhum resultado daquele tempo todo na prática. Portanto, assim que possível, os participantes devem receber algum tipo de feedback do encontro, com as respostas, as soluções exploradas e o que foi sugerido sendo aplicado, assim ele irá sentir-se parte daquela reunião.
- Conforto é essencial
- Algumas reuniões podem durar horas, por isso, os participantes devem dispor do máximo conforto possível para que aquele tempo não seja desagradável e tire os funcionários do foco estabelecido.
A RS Design tem uma linha completa de mesas de reunião e cadeiras adequadas para transformar a sala onde são realizados os encontros em um dos melhores ambientes do escritório, fazendo com que o tempo passado ali seja ainda mais proveitoso. Confira nossas opções!
