Em meio a tantos documentos, e-mails, imagens, softwares e outros arquivos digitais, muitas vezes, acabamos por negligenciar a organização de todas estas informações.
É muito comum recebermos a solicitação de algum arquivo ou documento e demorarmos horas para encontrá-los, devido à desordem em que se encontram no computador. A situação piora quando um terceiro tem de acessar estas informações. Para que algo seja encontrado, é necessário que exista uma lógica e um padrão.
Criar um sistema de organização é imprescindível para o profissional. Além de ser muito simples, acarreta agilidade, proficiência e resultado nas atividades desenvolvidas pelo usuário. Basta seguir à risca algumas regras, que com o tempo, irão se tornar habituais.
Como criar um sistema de organização para o computador?
1. Onde estão os seus arquivos?: Escolha um lugar central, onde serão arquivadas todas as informações. Desta forma, é menos provável que algo seja perdido. A pasta ‘’Meus Documentos’’ é uma ótima opção. Evite colocar todas as informações na área de trabalho, mesmo que seja muito tentador, pois a pasta responsável pela área de trabalho está inserida em uma pasta do sistema, o que acaba complicando o backup.
2. Separe arquivos pessoais de arquivos de trabalho: O sistema de organização complica quando informações pessoais são misturadas com profissionais. É muito importante que cada informação fique em seu devido lugar. Crie duas pastas: ‘’Pessoal’’ e ‘’Trabalho’’. Separe as informações para agilizar o processo quando alguma informação for solicitada.
3. Informações desnecessárias: Atente-se aos arquivos inutilizáveis. É muito comum, sem que percebamos, o acúmulo de imagens, documentos, e-mails e outros arquivos desnecessários, que acabam poluindo o nosso sistema de organização. Limpe a caixa de e-mail com frequência e mande para lixeira os arquivos que não possuem utilidade.
4. Sub-pastas: Segmente as informações por assuntos específicos. Caso você possua, por exemplo, 30 arquivos em uma pasta, é possível organizá-los através de sub-pastas. Agilize suas atividades separando cada assunto em seu lugar.
5: Backups: Resguarde-se de uma possível perda de arquivos originais, seja por ações acidentais do usuário ou mau funcionamento do sistema. Uma cópia de segurança garante a restauração dos dados perdidos. Uma das formas mais simples e ágeis de fazer um backup é através de uma mídia física, gravando os dados em CD, DVD e Blu-ray. Invista também, se for o caso, em um bom programa de backup, o qual gravará apenas os arquivos modificados a cada vez que for ativado. Economize tempo e dinheiro.
6. Nomes descritivos: Imagine que você precise encontrar, com urgência, um arquivo e ele está nomeado como ‘’word.doc’’ ou ‘’documento6.pdf’’. Não há nada mais irritante, não é? Descreva os arquivos corretamente ao salvá-los para que, futuramente, você os encontre com facilidade.
Viu? Manter os arquivos devidamente organizados não é difícil. Poupe seu tempo e facilite seu trabalho desenvolvendo o sistema de organização que mais lhe convém. Vale a pena!
