Com certeza você já passou horas procurando por alguma informação perdida ou por algum arquivo importante que foi solicitado e você não fazia a mínima ideia de onde pudesse estar. Disciplinar-se quanto à organização de suas informações pessoais e tornar fácil o seu acesso pode poupá-lo tempo e estresse. Facilite.
Separar as informações
É muito importante evidenciar na organização os arquivos mais usados frequentemente, separando-os dos itens raramente solicitados, bem como não misturar os arquivos de casa com arquivos da empresa. Estes pequenos detalhes irão tornar menos árduo o trabalho de encontrá-los.
Lar: Neste item estão contidas todas as informações dos membros da família, assim como o inventário de todas as informações da residência e seus respectivos valores;
Saúde: Receitas médicas e exames de todos os integrantes da família. Importante enfatizá-los, pois são solicitados com maior frequência e é imprescindível tornar fácil o seu acesso;
Finanças: Crie pastas para efetuar o armazenamento de documentos referentes a contas bancárias, investimentos, seguros, testamentos atualizados, comprovantes de pagamento de contas etc. Separe as contas a vencer das que já foram pagas anotando, sempre, a data de pagamento;
Sistemas de arquivamento
A princípio, crie um sistema de organização. Dê preferência ao que for melhor e mais eficiente em sua opinião. Leve em consideração o espaço disponível e a quantidade de informações para organizar.
Existem diversas ferramentas das quais podemos usufruir para concluir com êxito nosso sistema de organização.
Gaveteiros: O gaveteiro é um item indispensável para os que se deparam, diariamente, com a papelada em cima da mesa. É um móvel útil, que ocupa pouco espaço e auxilia quem precisa urgentemente de uma reeducação organizacional.
Mesa de escritório: Aos que adoram a própria bagunça e encontram-se nela, a mesa de escritório é o maior desafio. De acordo com especialistas, o hábito de manter a desorganização da mesa de trabalho não é nada vantajoso para a imagem profissional tampouco para a carreira.
Olhe para sua mesa de trabalho, faça uma breve análise e preste atenção nas dicas a seguir:
1. Afaste o que não tem utilidade – Isso não inclui objetos que sirvam de motivação ao profissional como fotografias, amuletos e pequenas pedras, pois são itens de caráter particular. É claro que tudo dentro de um bom senso! Livre-se de documentos, livros ou revistas que não são necessários. Quanto menos papéis que você não consulta há meses, melhor.
2. Cada assunto no seu lugar – Categorize os documentos e informações. Cada assunto em uma pasta. Relacione as informações mais próximas em uma gaveta separando-as de assuntos divergentes.
3. Limpeza – Ninguém gosta de viver em meio à sujeira, portanto mantenha a mesa de trabalho sempre limpa, livre de poeira e papéis amassados.
Aparentemente são hábitos que você não tem tempo para praticar, certo? Errado. O tempo que você perde em meio a tanta bagunça, sem dúvidas, é muito maior que o tempo que levaria para disciplinar-se quanto à organização. Facilite sua vida!
