O seu mobiliário faz sentido para a empresa que você tem hoje?

Empresas mudam. Crescem, reorganizam equipes, incorporam novas tecnologias, adotam modelos híbridos e modificam seus processos. A maneira como as pessoas trabalham também se transforma ao longo do tempo.

Mas os móveis comprados para atender à empresa de alguns anos atrás, muitas vezes, continuam exatamente nos mesmos lugares.

E esse é um ponto que merece atenção quando uma empresa decide atualizar seu escritório. Não é preciso necessariamente trocar tudo para transformar o ambiente. Muitas vezes, a mudança mais inteligente começa por entender o que ainda funciona, o que pode ser remanejado e quais novas soluções precisam ser incorporadas para atender à realidade atual do negócio.

Uma empresa que cresceu, por exemplo, não precisa responder a essa mudança apenas acrescentando mais mesas. Talvez seja possível reorganizar as estações existentes, aproveitar melhor determinadas áreas e incorporar mobiliários que permitam novos usos do espaço. Da mesma forma, uma empresa que adotou o trabalho híbrido pode descobrir que possui estações em excesso, mas poucas cabines para videochamadas ou espaços para encontros rápidos.

É por isso que mobiliário adequado não é necessariamente mobiliário novo.

Antes de pensar em trocar os móveis, portanto, existe uma pergunta mais importante: O mobiliário que sua empresa possui ainda faz sentido hoje e em um futuro próximo?

Um projeto de mobiliário corporativo personalizado, feito com análise de todo o contexto da sua empresa, pessoas e perspectivas do negócio será uma boa resposta para esta pergunta. É que o que vamos argumentar neste artigo.

Atualizar o escritório não significa começar do zero

Quando se fala em atualizar um escritório, é comum imaginar uma grande renovação, com a substituição dos móveis existentes por novos produtos. Mas esse não precisa, e nem deveria, ser o ponto de partida.

Mesas, cadeiras, armários e outros móveis que continuam em boas condições e adequados às atividades podem ser incorporados a uma nova configuração. Algumas peças podem ser remanejadas para outros ambientes e novos móveis podem ser adquiridos justamente onde existe uma necessidade que as soluções atuais não conseguem atender.

Esse olhar também é importante sob a perspectiva do investimento. A empresa já possui um patrimônio em mobiliário, e entender o que pode continuar sendo aproveitado evita substituições desnecessárias e direciona os novos investimentos para onde eles realmente podem fazer diferença.

Um projeto de mobiliário corporativo personalizado permite fazer justamente essa análise: compreender o que a empresa já possui, como as pessoas trabalham atualmente e quais mudanças são necessárias para atualizar o escritório e prepará-lo para os próximos movimentos do negócio.

Sua empresa mudou. O mobiliário acompanhou essa transformação?

Pense em como sua organização funcionava cinco ou dez anos atrás. Quantas pessoas trabalhavam presencialmente todos os dias? Como aconteciam as reuniões? Quantas videochamadas eram realizadas? As equipes trabalhavam da mesma maneira? Havia trabalho híbrido?

É bastante provável que muitas dessas respostas tenham mudado.

E, quando o trabalho muda, as necessidades relacionadas ao mobiliário também mudam.

Uma empresa que passou a trabalhar de forma híbrida pode precisar redistribuir parte do espaço entre postos individuais, locais para reuniões rápidas, cabines para chamadas e áreas de colaboração. Uma organização que está crescendo, por outro lado, pode descobrir que simplesmente aumentar o número de mesas não é a melhor resposta.

Por isso, analisar o mobiliário apenas pela quantidade de pessoas que ele acomoda pode levar a decisões equivocadas.

A pergunta passa a ser outra: o que as pessoas precisam fazer quando estão aqui no escritório?

O problema nem sempre é falta de espaço

Quando uma empresa começa a sentir que o escritório ficou pequeno, a primeira reação pode ser procurar mais metros quadrados. Mas antes de ampliar ou mudar de endereço, vale observar como o espaço existente está sendo utilizado.

Uma sala para doze pessoas ocupada na maior parte do tempo por três ou quatro participantes representa um uso pouco eficiente daquela área. Da mesma forma, uma grande quantidade de estações vazias em determinados dias enquanto faltam lugares para reuniões rápidas ou videochamadas pode indicar um desequilíbrio na distribuição do mobiliário.

Aproveitar melhor o espaço não significa simplesmente colocar mais pessoas em menos metros quadrados. Significa fazer com que a área disponível responda melhor às atividades que realmente acontecem na empresa.

É justamente aí que o mobiliário pode fazer diferença. Mesas dobráveis, elementos com rodízios, mobiliário modular, arquibancadas retráteis e outras soluções flexíveis podem permitir que um mesmo ambiente receba uma reunião, um treinamento, uma apresentação ou uma dinâmica de equipe em diferentes momentos.

Em vez de pensar apenas em quantas pessoas cabem no escritório, vale considerar quantas atividades aquele espaço consegue atender bem.

O que as pessoas precisam encontrar quando vão ao escritório?

O trabalho híbrido tornou essa pergunta ainda mais importante.

Durante muito tempo, uma das principais funções do escritório era oferecer um posto de trabalho para cada pessoa. Hoje, parte das atividades individuais pode ser realizada de diferentes lugares. Isso não diminui necessariamente a relevância do espaço físico, mas muda aquilo que ele precisa entregar.

Quando estão presencialmente, as pessoas podem precisar encontrar colegas, trocar informações, aprender, integrar novos profissionais, realizar atividades em grupo e resolver problemas em conjunto. Ao mesmo tempo, continuam precisando de condições adequadas para concentração, videochamadas, reuniões e atividades que exigem privacidade.

Por isso, um único tipo de ambiente dificilmente responde a todas essas necessidades.

Estações ergonômicas, cabines, espaços com conforto acústico, espaços colaborativos, áreas para encontros rápidos e salas flexíveis podem fazer parte da solução. Mas não se trata de preencher o escritório com diferentes tipos de móveis. Trata-se de entender quais atividades fazem parte da rotina daquela empresa e quais soluções de mobiliário são necessárias para apoiá-las.

Um escritório que também esteja preparado para crescer

Planejar apenas para a fotografia atual da organização pode fazer com que o escritório rapidamente deixe de atendê-la.

Empresas crescem, criam novas áreas e alteram processos. Por isso, além de perguntar “como trabalhamos hoje?”, vale considerar “como podemos trabalhar nos próximos anos?”

Móveis modulares, estações que permitem novas configurações e inclusões de novos postos, mesas móveis ou dobráveis e ambientes multifuncionais podem facilitar adaptações futuras sem exigir grandes intervenções a cada mudança.

Não se trata de tentar prever exatamente como a empresa estará daqui a cinco anos, mas de evitar uma configuração tão rígida que não consiga acompanhar a evolução natural do negócio.

Antes de comprar novos móveis, observe seu escritório

Algumas perguntas podem ajudar nesse diagnóstico:

• Existem móveis em boas condições que poderiam ser melhor aproveitados em outras áreas?
• Há estações frequentemente vazias enquanto faltam espaços para outras atividades?
• Salas grandes são utilizadas por poucas pessoas?
• As pessoas encontram locais adequados para videochamadas, concentração e encontros rápidos?
• O mobiliário pode ser reorganizado para diferentes atividades?
• Existem improvisações que já se tornaram parte da rotina?
• Existe uma área de refeitório que é utilizada somente no horário de almoço e que poderia ser preparada para outras atividades em outros horários?
• A configuração atual consegue acompanhar a previsão de crescimento da empresa?

As respostas podem mostrar que alguns móveis precisam ser substituídos. Mas também podem revelar peças que podem ser mantidas, oportunidades de remanejamento e necessidades específicas que podem ser resolvidas com novas soluções.

O objetivo não é necessariamente ter um escritório inteiramente novo. É ter um escritório mais adequado à empresa que existe hoje e preparado para acompanhar seus próximos movimentos.

RS Design: um projeto de mobiliário para a empresa que você tem hoje e para aquela que está construindo

Há mais de 35 anos, a RS Design atua com mobiliário corporativo e acompanha as transformações na maneira como as empresas trabalham e utilizam seus escritórios.

Por isso, nosso trabalho não começa pela escolha de uma mesa ou cadeira. Buscamos compreender o momento da empresa, suas perspectivas de crescimento, seu modelo de trabalho, o perfil das pessoas e as atividades realizadas no escritório.

A partir desse diagnóstico, desenvolvemos um projeto de mobiliário corporativo personalizado para cada realidade, considerando também aquilo que a empresa já possui. Nem tudo precisa ser substituído. Móveis que continuam adequados podem ser mantidos ou remanejados, enquanto novas soluções são incorporadas onde realmente existe uma necessidade.

Fale com a nossa equipe e converse sobre o momento da sua empresa.