A forma de fazer reunião está mudando!

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Fazer reunião é, e sempre será, uma maneira de alinhar os objetivos e traçar as metas para as mais diversas tarefas em uma empresa. O que está mudando é “como” fazer isso.

Muitos Ceo’s já estimulam as reuniões mais rápidas e produtivas, e nada melhor do que espaços que propiciam este tipo de atividade, como salas mais descontraídas, ao lado de uma estação de trabalho, por exemplo.

A nova forma de fazer reunião pede novos espaços!

E a tecnologia tem tudo a ver com esta mudança, pois é a mobilidade de trabalhar com um notebook e se conectar em qualquer área da empresa que vai permitir que uma reunião seja feita “fora da caixa”. E estas áreas têm até nome: são as chamadas “break out space”, para pequenas discussões, onde todos os participantes ficam à vontade para contribuir.

E as salas fechadas, compostas por uma mesa grande e cadeiras ao redor vão continuar a existir? Sim, vão continuar existindo para reuniões mais informais e confidenciais. No entanto, até estas salas podem ter um toque mais humanizado.

Na verdade, tudo vai depender de cada empresa. É por isso que o projeto corporativo deve ser tão personalizado! Cada tipo de negócio tem uma demanda e ao criar espaços estratégicos para a sua equipe, a empresa estará dando um passo à frente no mercado. Afinal, se os espaços forem feitos alinhados à forma de trabalhar das pessoas, elas respondem com motivação natural e produtividade. E isso é resultado positivo para o negócio!

Novo escritório da CA Technologies em Praga possui uma grande sala de reuniões, fechada por divisórias de vidro, que permitem a integração visual do espaço interno com o externo, explorando recursos que remetem à natureza. Crédito: Divulgação Officelovin

Novo escritório da CA Technologies em Praga possui uma grande sala de reuniões, fechada por divisórias de vidro, que permitem a integração visual do espaço interno com o externo, explorando recursos que remetem à natureza. Crédito: Divulgação Officelovin

O foco em conforto

Como mencionamos, é importante um “investimento estratégico” criando áreas atraentes aos profissionais para estimular o compartilhamento de ideias e conhecimentos.

Uma dica é criar espaços com sofás, almofadas, bancadas, pufes e arquibancadas. É um tipo de mobiliário que transmite descontração só de se olhar. Imagine fazer uma reunião em um espaço assim!

O escritório da Adobe em Londres conta com diversas áreas para os profissionais se encontrarem e discutirem os mais diversos assuntos, sempre de maneira mais informal. Crédito: Retail design blog

O escritório da Adobe em Londres conta com diversas áreas para os profissionais se encontrarem e discutirem os mais diversos assuntos, sempre de maneira mais informal. Crédito: Retail design blog

Hora de palestra!

O mundo corporativo também se desfez de algumas regras comuns no mercado e passou a proporcionar palestras durante o período de trabalho dos profissionais, mesmo sem um cronograma fixo. Líderes modernos consideram o horário de trabalho o momento cabível para aprender e ampliar os conhecimentos de todos.

Espaço com arquibancada para favorecer o compartilhamento de conhecimento entre os profissionais. Pode perfeitamente ser um espaço integrado a uma área de convivência. Crédito: divulgação RS Design

Espaço com arquibancada para favorecer o compartilhamento de conhecimento entre os profissionais. Pode perfeitamente ser um espaço integrado a uma área de convivência. Crédito: divulgação RS Design

Estrutura de um ambiente para reunião

As reuniões podem ser divididas por equipes, portanto as salas destinadas a este fim, não precisam de um ambiente amplo (novamente… dependendo da empresa). A tática também facilita a comunicação dos gestores e o entendimento ao conteúdo repassado.

Outro recurso é sair do padrão. Mesmo uma sala formal pode conter mobiliário mais despojado com o objetivo de atender um público maior em um mesmo espaço. Ou apenas deixar o clima mais leve durante a reunião.

A sala de reuniões do escritório da Adecco em Amsterdam, além da mesa tradicional, apresenta assentos laterais com almofadas para favorecer a descontração. Crédito: Divulgação Officesnapshot

A sala de reuniões do escritório da Adecco em Amsterdam, além da mesa tradicional, apresenta assentos laterais com almofadas para favorecer a descontração. Crédito: Divulgação Officesnapshot

Layout do mobiliário

Tudo vai depender do que a empresa quer incentivar nas equipes. Se o objetivo é estimular o dinamismo e a troca de opiniões, um local bem próximo das estações de trabalho pode ser interessante. Ou podem-se criar espaços para pequenas reuniões nos points de café. Se a empresa tiver um jardim externo, por que não fazer uma área para braimstorm*?

Criando o ambiente de reunião

Os projetos de mobiliário feitos pela RS Design fornecem, além dos móveis, consultoria completa e atualizada com as principais tendências do mundo corporativo. E colocar a sua empresa à frente das tendências é uma vantagem competitiva perante o seu mercado!

 

*Braimstorm: “tempestade de ideias”, é um termo utilizado para descrever reuniões nas quais muitas ideias são formuladas para depois serem lapidadas.

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