Seja de rotina ou para tratar de um assunto esporádico, as reuniões fazem parte da agenda dos ambientes corporativos. Porém, para que elas sejam realmente eficientes e produtivas, é necessário que seja planejada.
É importante pensar que o ideal é ficar o menor tempo possível e conseguir discutir todos os pontos necessários, extraindo soluções e resoluções de problemas. Embora não exista uma fórmula mágica para conquistar tudo isso, há alguns passos que ajudarão. Veja dicas e faça reuniões mais produtivas em sua empresa!
1- Antecipe o assunto
Qual será a finalidade da reunião? Quando for convidar as pessoas, antecipe o assunto. Assim, elas poderão pensar sobre o tema, preparar relatórios ou levar documentos. Isso ajudará a aumentar a produtividade.
2- Cuidado com quem convida
Será que é preciso chamar todos para a reunião? Se for algo semanal, que seja para ajustar a equipe toda, claro que é necessário que os colaboradores das mais variadas áreas estejam presentes. Porém, quando é um problema pontual, pode ser que um de cada equipe, por exemplo, seja o mais adequado.
Dependendo do motivo, você pode chamar uma equipe inteira e um representante de outra, que possa ajudar a resolver o problema. Gente demais pode fazer com que a resolução demore mais para ser encontrada. Chame as pessoas certas.
3- Tenha material e esteja preparado para ouvir
Prepare planilhas, vídeos e outros materiais que sejam úteis na hora de explanar sobre o tema proposto. Peça à equipe que faça o mesmo.
Lembre-se também de ouvir a opinião de todos, com cautela e atenção. Não subestime nenhum colaborador, mesmo que o assunto tratado não seja diretamente da área dele.
Muitas vezes, quem olha o problema de fora consegue visualizar uma resolução, que a própria equipe de especialistas não conseguiu identificar. Comunique-se e ouça a todos.
4- Espaço reservado e horário
Não se esqueça de reservar a sala de reuniões com antecedência, para evitar conflitos de horário. O tempo de duração também é importante. Fique atento a ele e mantenha o foco. Sempre que possível, prefira se reunir com os demais no período da manhã. As pessoas costumam estar menos cansadas.
5- Móveis adequados
Outro ponto essencial é ter um ambiente adequado para receber a todos. Lembre-se de que a sala de reuniões precisa ser confortável, ter um local para que todos fiquem acomodados. Além disso, ela deve refletir as características da sua empresa.
Se o trabalho é criativo, a mobília da sala de reuniões também deve ser. Já se é uma empresa tradicional, o ambiente deve ser decorado dessa forma.
Sabemos que o ambiente impacta no comportamento das pessoas, então é importante utilizar de estratégias de arquitetura e decoração para obter o “clima” adequado. Saiba mais AQUI, neste artigo que fizemos sobre neuroarquitetura (neurociência + arquitetura) e que explica como utilizar destas estratégias para criar um ambiente de trabalho agradável e ao mesmo tempo bem produtivo.
Veja abaixo alguns exemplos de salas ou locais de reuniões, desde um pouco mais formais, até as totalmente informais. É sempre importante ter o projeto alinhado à cultura da sua empresa.
Nós, da RS Design somos especialistas em deixar o espaço corporativo conforme a cultura da empresa e o foco do negócio. Entre em contato conosco e tenha a sala de reuniões adequada para a sua equipe e o que você quer extrair dela!
