Já parou para pensar no que o seu escritório diz para quem trabalha e para quem visita a sua empresa todos os dias? O espaço físico não é neutro. Ele organiza ou bagunça, aproxima ou afasta, motiva ou cansa.
Por isso, planejar um escritório não é só escolher móveis e cores bonitas. É entender o que faz sentido para a sua equipe, como o dia de trabalho acontece na prática e de que forma o espaço pode ajudar pessoas a entregarem o seu melhor.
Neste guia prático, você encontrará um passo a passo detalhado para planejar seu escritório de forma funcional, agradável e alinhada ao momento do seu negócio, evitando improvisos que custam caro depois.
Como o seu escritório pode refletir a sua cultura?
Antes de pensar no layout, é essencial refletir: o que a sua empresa quer comunicar com o espaço? Sua marca é mais formal ou colaborativa? Incentiva trocas ou valoriza momentos de foco e silêncio? Está em fase de crescimento acelerado ou busca consolidar o que já construiu?
Pense nas respostas para essas perguntas:
- Quem vai usar o espaço diariamente? Qual o perfil do time?
- Como o trabalho acontece hoje e como deve acontecer daqui a 1 ou 2 anos?
- Quais áreas precisam interagir com frequência?
- Quais atividades exigem silêncio e foco?
- Existem áreas de convivência ou de descanso no plano atual?
Fazer essas perguntas à equipe ajuda a mapear a realidade do seu negócio. Segundo pesquisa da Steelcase, empresas que escutam os colaboradores no início do projeto aumentam em até 31% a satisfação após a mudança para o novo escritório.
Dica: Faça um mapeamento simples: peça para cada setor listar “3 coisas que ajudam” e “3 coisas que atrapalham” no ambiente atual. Isso traz insumos reais para o planejamento.
Como avaliar o espaço disponível antes de montar o escritório?
Olhar para o espaço de forma técnica evita surpresas no meio do caminho. Pergunte:
- Onde estão os pontos de energia e dados?
- Como é a incidência de luz natural?
- Existem barreiras físicas que impactam o layout?
- Como é o fluxo de entrada, circulação e saída?
Essas informações vão orientar decisões sobre layout, posição de mesas, salas e áreas de apoio de forma funcional.
Dividir para funcionar: o que não pode faltar em um layout de escritório?
Um escritório que funciona não é uma sala cheia de mesas enfileiradas, ele precisa respeitar o que acontece no dia. O ideal é criar zonas de uso conforme o tipo de atividade, como:
1. Zonas de foco
Locais silenciosos, bem iluminados, com cadeiras ergonômicas e mesas na altura certa. Aqui, as pessoas conseguem trabalhar sem interrupções constantes.
2. Áreas colaborativas
Espaços que estimulam trocas rápidas: mesas de apoio, sofás modulados, quadros para anotações. Facilitam reuniões informais sem ocupar salas grandes.
3. Salas de reunião formais
Ambientes preparados para encontros presenciais e videoconferências, com tecnologia, conforto acústico e ventilação. Podem ser preparadas com Divisórias de vidro, sendo um pouco mais reservadas, sem perder o contato com o restante do espaço. Veja opções de mesas de reunião para esses espaços.
4. Áreas de pausa
Você já pensou em como o seu refeitório ou copa impacta o dia da equipe? Pausas de qualidade reduzem estresse e aumentam a produtividade. Mesas bem distribuídas, cadeiras confortáveis e ventilação fazem parte desse cuidado.
Ergonomia faz diferença no longo prazo?
Sim, e muito!
Você quer mesmo lidar com afastamentos por LER, dores de coluna e equipe insatisfeita porque passa o dia inteiro desconfortável?
Segundo dados do Ministério da Saúde, problemas de postura estão entre os maiores motivos de licença.
Escolher cadeiras ajustáveis, mesas na altura certa e suportes adequados não é frescura: é estratégia de economia silenciosa.
E o barulho? É mesmo um problema tão grande?
Sim. E você só percebe quando precisa focar.
Ambientes abertos são bons para colaboração, mas sem cuidado acústico podem gerar dispersão e estresse. Estudos mostram que em escritórios barulhentos, colaboradores perdem até 86 minutos de produtividade por dia.
Aqui, o equilíbrio é chave:
- Divisórias e materiais que absorvem som
- Espaços silenciosos para foco
- Cabines de privacidade para ligações ou reuniões online
Essas soluções ajudam a manter o ambiente vivo, mas sem ruídos que atrapalham a rotina.
A iluminação pode melhorar a produtividade no escritório?
Pode, e muito!
A luz certa reduz o cansaço visual e melhora a energia ao longo do dia. Pesquisas da Cornell University apontam que colaboradores em ambientes bem iluminados apresentam 51% menos sintomas de fadiga ocular.
Aproveite ao máximo a luz natural, posicionando estações de trabalho próximas a janelas, e complemente com iluminação artificial de temperatura adequada, sem sombras marcadas ou luz fria em excesso.
Como integrar tecnologia ao projeto do escritório?
Um escritório não pode ser bonito por fora e cheio de extensão de tomada, roteador pendurado e reunião online que trava. O espaço precisa ser pensado para receber a tecnologia que o time usa diariamente
Pense: onde cada pessoa vai sentar? Tem tomada e USB acessíveis? A rede é estável? Precisa de mesas com pontos integrados? O mobiliário é preparado para a passagem interna de cabeamentos?
Planejar isso desde o início evita improviso feio depois.
Áreas de pausa importam? Por que cuidar delas?
Espaços de pausa mostram se a empresa valoriza o tempo de descanso ou apenas o tempo de produção. Pausas bem aproveitadas ajudam na saúde mental e no bem-estar.
Refeitórios e áreas de descompressão com mesas funcionais, sofás confortáveis e ventilação adequada transformam minutos de pausa em momentos de recarregar a energia para seguir o dia.
Antes de finalizar, como validar se o projeto atende ao time?
Mostre o projeto, compartilhe o layout e explique como cada área foi pensada. Ouça o que as pessoas dizem, entenda as percepções e faça ajustes antes de implantar.
Isso gera pertencimento e ajuda a equipe a se preparar para a mudança.
Um escritório novo é uma oportunidade de criar rotina que funciona
Um bom projeto não precisa ser complicado, mas ele precisa ser pensado para a sua realidade, respeitando quem usa o espaço, organizando o dia e fortalecendo a cultura da sua empresa.
Um escritório bem planejado elimina ruídos, aumenta a produtividade e traz conforto real para o time.
A RS Design pode te ajudar a criar um escritório funcional
A RS Design transforma espaços em ambientes que funcionam de verdade há mais de 35 anos. Com um portfólio completo de mesas, cadeiras ergonômicas, sofás modulares e soluções acústicas, ajudamos a criar espaços alinhados ao que sua empresa precisa, sem complicações.
Quer planejar um escritório novo sem errar? Converse com a RS Design e dê o próximo passo com segurança.
